BuildLedger Pro — Guide d'utilisation

Prise en main

BuildLedger Pro est une application de gestion des dépenses de construction. Elle vous aide à suivre chaque roupie dépensée sur votre chantier — des sacs de ciment aux salaires des entrepreneurs — dans un espace unique et organisé. Voici comment démarrer.

Connexion

L'écran sur lequel vous arrivez en premier est la connexion par téléphone — il n'y a pas d'étape « inscription » distincte pour cela. Saisissez votre numéro, appuyez sur Envoyer le code, puis saisissez le code SMS reçu et appuyez sur Vérifier et se connecter. Si ce numéro de téléphone ne s'est jamais connecté auparavant, BuildLedger crée automatiquement votre compte dès que le code est vérifié — sinon, il vous connecte simplement à votre compte existant. Vous préférez ne pas utiliser votre téléphone ? Google, Facebook et E-mail sont tous disponibles comme alternatives plus bas sur le même écran.

Google et Facebook

Appuyez sur Continuer avec Google ou Continuer avec Facebook sous le champ téléphone pour vous connecter en un geste avec le compte déjà présent sur votre appareil. Comme pour la connexion par téléphone, si c'est la première fois que vous utilisez ce compte Google ou Facebook avec BuildLedger, votre compte est créé automatiquement — sans formulaire d'inscription séparé.

Connexion par e-mail

Appuyez sur Continuer avec e-mail pour le parcours classique e-mail et mot de passe. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, cochez Se souvenir de moi si vous voulez que l'application les renseigne automatiquement la prochaine fois, puis appuyez sur Se connecter. Si vous avez oublié votre mot de passe, appuyez sur Mot de passe oublié ? et vous recevrez un lien de réinitialisation par e-mail. Vous n'avez pas encore de compte ? Appuyez sur Créez-en un en bas de cet écran — voir ci-dessous.

Créer un compte

Cette étape n'est nécessaire que si vous vous connectez par e-mail et n'avez pas encore de compte — la connexion par téléphone, Google ou Facebook crée votre compte automatiquement dès la première utilisation, sans rien à remplir en plus. Depuis l'écran de connexion par e-mail, appuyez sur Créez-en un. Vous devrez indiquer votre nom complet, une adresse e-mail unique, votre numéro de téléphone, un mot de passe, puis le confirmer une nouvelle fois. Une fois inscrit, vous serez guidé dans la configuration de votre espace de travail.

Verrouillage biométrique (empreinte digitale / Face ID)

Pour plus de sécurité, BuildLedger peut se verrouiller automatiquement chaque fois que vous quittez l'application. À votre retour, elle vous demande de vous authentifier par empreinte digitale ou reconnaissance faciale avant d'afficher la moindre donnée. Vous pouvez activer ou désactiver cette option à tout moment depuis Paramètres → Sécurité.

• Appuyez sur Déverrouiller sur l'écran de verrouillage pour vous authentifier.
• Si l'authentification échoue (par exemple, doigts mouillés), appuyez à nouveau pour réessayer.
• Appuyez sur Désactiver le verrouillage biométrique pour le désactiver complètement — gardez simplement à l'esprit que l'application sera alors accessible sans verrouillage.

Espaces de travail

Un espace de travail correspond en quelque sorte au compte de votre entreprise — il regroupe tous vos projets, fournisseurs, entrepreneurs et paramètres. Lors de votre première connexion, vous accédez automatiquement à votre espace de travail. Si votre compte a accès à plusieurs espaces de travail (par exemple votre propre entreprise et l'organisation d'un client), un écran Choisir un espace de travail s'affiche pour que vous sélectionniez celui que vous souhaitez utiliser.

Vous pouvez renommer votre espace de travail ou en changer depuis Paramètres → Espace de travail. Consultez la section Paramètres pour plus de détails.

Tableau de bord

Le tableau de bord est le premier écran que vous voyez après vous être connecté. Il vous donne une vue d'ensemble de tout votre espace de travail — tous les projets confondus — afin que vous puissiez évaluer instantanément votre situation financière globale sans avoir à ouvrir chaque projet individuellement.

Cartes récapitulatives

Projets récents

Affiche vos 5 projets les plus récents avec leur statut. Appuyez sur une carte pour accéder directement à ce projet. Tirez vers le bas n'importe où sur le tableau de bord pour actualiser tous les chiffres.

Paiements en attente

C'est l'une des fonctionnalités les plus utiles du tableau de bord. Elle affiche jusqu'à 6 éléments, tous projets confondus, pour lesquels un montant reste dû — il peut s'agir d'achats de matériaux, d'entrées de travail de main-d'œuvre ou de dépenses manuelles. Appuyez sur un élément pour ouvrir un formulaire de paiement, pré-rempli avec le montant exact encore en attente. Une fois le paiement enregistré, la carte disparaît automatiquement de la liste.

Boutons de la barre d'outils

Assistant IA

L'Assistant IA est un chat intégré à chaque projet. Tapez — ou dites à voix haute — ce que vous voulez faire en langage courant, et BuildLedger le transforme en un formulaire prêt à vérifier : un paiement, une entrée de travail, un nouveau fournisseur. Il n'enregistre jamais rien de lui-même — vous voyez toujours le formulaire pré-rempli avant de le soumettre vous-même.

Ce que l'Assistant IA peut faire

Comment ça marche

1. Tapez ou dites ce que vous voulez — « payer Al-Hamid 30 000 pour le ciment », « Ahmed a travaillé 3 jours cette semaine sur le toit », « combien Rafiq me doit-il ».
2. BuildLedger détermine de laquelle de ces actions il s'agit, et — s'il doit faire correspondre un nom à un fournisseur ou entrepreneur existant — le résout pour vous, même avec une orthographe légèrement différente.
3. Le formulaire correspondant apparaît directement dans le chat, pré-rempli. Chaque champ reste modifiable avant tout enregistrement.
4. Vérifiez et soumettez. La confirmation apparaît dans la même conversation, et si vous avez demandé deux choses à la fois (« consigne le travail et paie-le aussi en espèces »), la seconde s'ouvre juste après.

Des suites de conversation sans tout répéter

L'Assistant IA se souvient de ce dont vous venez de parler dans la même conversation. Après avoir demandé « combien Rafiq me doit-il », répondre simplement « payer 5000 » est compris comme un paiement à Rafiq — inutile de redonner son nom.

Saisie vocale

Appuyez sur le micro au lieu de taper. Avec l'IA configurée, votre enregistrement est transcrit et résolu en un formulaire pré-rempli, en une seule étape. Si votre abonnement n'inclut pas l'IA, le micro fonctionne quand même — il dicte simplement dans le champ de texte en utilisant la reconnaissance vocale de votre téléphone, et vous l'envoyez manuellement comme n'importe quel message tapé.

Utilisation de l'IA et limites

Chaque message IA, scan de facture et enregistrement vocal compte dans le quota IA mensuel de votre abonnement. Consultez le détail sous Paramètres → Abonnement → Utilisation :

Outils — Calculatrices de matériaux

Six calculatrices rapides de quantités de matériaux pour les estimations courantes de chantier — Béton, Cloisons & Peinture, Bois & Charpente, Toiture, Briques & Maçonnerie, et Acier/Fer à béton. Accessibles depuis une tuile du tableau de bord, et utilisables sans ouvrir ni même avoir de projet — pratique pour une estimation rapide avant même d'en avoir créé un.

Utiliser une calculatrice

Renseignez les dimensions du chantier et la calculatrice détermine les quantités et matériaux nécessaires, selon des règles empiriques courantes de chantier. Chaque champ de longueur ou de hauteur accepte directement les pieds-pouces dans la même case — tapez 12'6", 10'9", ou un simple nombre décimal, selon ce qui vous convient.

De l'estimation au coût suivi

Une fois le résultat d'une calculatrice obtenu, appuyez sur Ajouter à un achat de matériaux, choisissez un projet, et les quantités calculées passent directement dans un achat de matériaux — sans ressaisir les chiffres à la main. C'est ce qui la rend plus utile qu'une simple application de calcul : l'estimation devient un coût de projet réellement suivi en un geste de plus.

Briques & Maçonnerie — pièce par pièce

La plus détaillée des six. Ajoutez chaque pièce du chantier, et les quatre murs de chaque pièce individuellement — définissez l'épaisseur, les portes/fenêtres, et indiquez quand un mur est partagé avec un mur précis d'une autre pièce afin qu'il ne soit compté qu'une seule fois, pas deux. Un plan de sol s'actualise en direct sous la liste des pièces à mesure que vous le construisez.

Projets

Un projet est le cœur de BuildLedger. Voyez-le comme un dossier dédié à un chantier — une maison, un immeuble, une plaza ou une rénovation. Chaque dépense, paiement, relevé de main-d'œuvre, achat de matériaux et fichier est stocké dans le projet auquel il appartient. Vous pouvez gérer plusieurs projets en parallèle et passer librement de l'un à l'autre.

Créer un nouveau projet

Appuyez sur le bouton + (en bas à droite de l'écran Projets). Seuls les propriétaires d'espace de travail disposant d'un abonnement actif peuvent créer des projets. Renseignez les informations ci-dessous :

Options de statut du projet

Mettez à jour le statut à mesure que votre projet avance. Le badge de statut est affiché sur chaque carte de projet afin que vous puissiez voir en un coup d'œil quels chantiers sont actifs.

Détail du projet — Onglets

Appuyez sur un projet pour l'ouvrir. Vous verrez des onglets en haut de l'écran. Les onglets visibles dépendent de votre abonnement et de vos autorisations d'accès pour ce projet.

Actions sur le projet (menu ⋮)

Appuyez sur le menu ⋮ (trois points) en haut à droite d'un projet pour accéder aux actions suivantes :

• Modifier le projet — mettre à jour le nom du projet, les dates, le statut, les informations de l'entrepreneur ou les paramètres de sauvegarde.
• Appliquer les étapes par défaut — crée automatiquement un ensemble standard d'étapes de construction (Fondation, Maçonnerie, etc.) afin que vous n'ayez pas à les créer manuellement. Cette action ne peut être effectuée qu'une seule fois par projet.
• Gérer les utilisateurs — ajouter ou retirer des membres de l'équipe et leur attribuer un rôle pour ce projet. Visible uniquement si vous disposez de la permission users.manage.
• Sauvegardes — consulter l'historique des sauvegardes et gérer les instantanés Google Drive (selon votre abonnement).
• Définir par défaut / Retirer par défaut — le projet par défaut ⭐ s'ouvre automatiquement à chaque lancement de l'application.
• Protéger contre la suppression — verrouille le projet pour éviter toute suppression accidentelle. Seul le propriétaire de l'espace de travail peut activer ou désactiver cette option.
• Supprimer le projet — supprime définitivement le projet et toutes ses données. Disponible uniquement lorsque le projet n'est pas protégé. Réservé au propriétaire.

Icônes de la barre d'outils du projet

Ces icônes apparaissent dans la barre supérieure de l'écran de détail du projet :

Étapes et travaux

Diviser un projet en étapes vous aide à suivre les coûts phase par phase. Par exemple : Fondation → Maçonnerie → Plâtrage → Toiture → Finitions. À l'intérieur de chaque étape, vous pouvez créer des travaux — les tâches individuelles qui composent cette étape. Associer des dépenses et de la main-d'œuvre à une étape ou à un travail précis vous donne une vision exacte de la répartition de vos dépenses.

Créer ou modifier une étape

Écran de détail de l'étape

Appuyez sur une étape pour l'ouvrir. Vous y trouverez :

• Cartes récapitulatives — nombre de travaux, total, total payé, total des dépenses, total main-d'œuvre, main-d'œuvre payée, total matériaux, matériaux payés.
• Liste des travaux — triée par numéro d'ordre. Les travaux épinglés apparaissent en haut de liste. Chaque carte indique la quantité estimée, la quantité réalisée et l'unité (par ex. sqft).
• Étiquettes et fichiers — modifiables directement, sans ouvrir le formulaire d'édition.

Épingler une étape : appuyez sur l'icône en forme d'épingle pour garder les étapes importantes en haut de la liste. Votre abonnement détermine le nombre d'étapes pouvant être épinglées par projet.

Ajouter un travail (bouton +) : vous pouvez ajouter un nouveau travail même après qu'une étape a été marquée comme terminée — cela rouvre automatiquement l'étape.

Créer ou modifier un travail

Un travail est une tâche précise au sein d'une étape — par ex. « Creuser les tranchées de fondation », « Couler la dalle en béton », « Poser les armatures en acier ». Les dépenses, la main-d'œuvre et les matériaux peuvent être associés à un travail pour un suivi des coûts plus précis.

Écran de détail du travail

Appuyez sur un travail pour voir tout ce qui lui est associé :

• Grille récapitulative — coût total, payé, en attente et nombre de contrats de main-d'œuvre.
• Contrats de main-d'œuvre — tous les contrats liés à ce travail, avec les totaux payés/en attente.
• Autres dépenses — dépenses manuelles associées à ce travail.
• Achats de matériaux — tous les achats associés à ce travail.

Bouton Ajouter un paiement : dès qu'un montant reste dû, un bouton bleu « Ajouter un paiement » apparaît. Appuyez dessus pour voir la liste de tout ce qui est dû — main-d'œuvre, dépenses ou achats — et accéder directement au formulaire de paiement de l'élément de votre choix.

Épingler un travail : épinglez jusqu'à 3 travaux par étape pour garder les plus importants en haut de la liste.

Dépenses

Les dépenses sont des saisies de coûts manuelles — frais généraux de chantier, transport, location de matériel, ou tout coût qui ne provient pas des modules Matériaux ou Main-d'œuvre. Chaque dépense possède un statut de paiement calculé automatiquement au fur et à mesure que vous enregistrez des paiements.

Champs du formulaire de dépense

Appuyez sur + dans l'onglet Dépenses d'un projet pour ajouter une nouvelle dépense.

Statut de paiement

Vous ne définissez jamais manuellement le statut de paiement — il est toujours calculé à partir des paiements que vous enregistrez :

Enregistrer un paiement

Ouvrez une dépense et appuyez sur Ajouter un paiement. Vous pouvez enregistrer des paiements partiels — le statut se met à jour automatiquement après chacun d'eux.

Main-d'œuvre

Le module Main-d'œuvre gère tous les paiements aux ouvriers et entrepreneurs. Il fonctionne par couches : Contrats → Tarifs → Entrées de travail → Paiements. Vous créez un contrat pour un ouvrier ou une équipe, définissez son tarif, enregistrez le travail effectué chaque jour, puis enregistrez les paiements correspondant aux sommes dues.

Contrats de main-d'œuvre

Un contrat de main-d'œuvre est un accord conclu avec un entrepreneur ou une équipe d'ouvriers pour une portée de travail précise sur votre projet.

Types de taux expliqués

Choisissez le type de taux correspondant à la façon dont vous avez convenu de payer cet entrepreneur :

Détail du contrat de main-d'œuvre — Onglets

Appuyez sur un contrat pour l'ouvrir. Vous verrez quatre onglets (masqués pour les contrats de type Gratuit) :

• Aperçu — résumé du contrat, cartes financières (montant du travail, payé, en attente), étiquettes et pièces jointes.
• Tarifs — l'historique des tarifs de ce contrat. Les tarifs ont des dates d'effet, ce qui permet de gérer les augmentations de salaire dans le temps.
• Entrées de travail — un journal du travail effectué chaque jour. Non affiché pour le type de taux Contrat forfaitaire (il suffit de saisir directement le paiement).
• Paiements — tous les paiements effectués au titre de ce contrat.

Tarifs de main-d'œuvre (historique des tarifs)

Les tarifs peuvent évoluer dans le temps — par exemple lorsque les salaires augmentent après quelques mois. Chaque tarif possède une date « Applicable à partir de », de sorte que les anciennes entrées de travail conservent le tarif en vigueur au moment de leur saisie.

Entrées de travail — enregistrer le travail quotidien

Une entrée de travail enregistre ce qui a réellement été effectué à une date donnée. Le formulaire change en fonction du type de taux du contrat :

Contrats à salaire journalier

Contrats Par sqft / Par unité

Vous pouvez saisir le travail de deux façons — basculez entre les deux grâce au sélecteur en haut du formulaire :

• Mode Quantité — saisissez le nombre de sqft / unités réalisées. Coût = Quantité × Taux.
• Mode Montant — saisissez directement le montant de paiement convenu. L'application affiche la quantité estimée en dessous (Montant ÷ Taux).

Entrées pour contrat forfaitaire

Pour les contrats forfaitaires, le formulaire préremplit le montant total du contrat. Les entrées de travail servent ici à suivre l'avancement (la part du montant fixe déjà allouée) plutôt qu'à calculer un nouveau coût.

Enregistrer un paiement de main-d'œuvre

Dans l'onglet Paiements d'un contrat, appuyez sur Ajouter un paiement. Le montant est prérempli avec le solde total en attente — modifiez-le si vous effectuez un paiement partiel.

Répertoire des entrepreneurs

La section Entrepreneurs (accessible depuis le menu principal) est une liste, à l'échelle de tout l'espace de travail, de tous vos ouvriers et entrepreneurs. Contrairement aux contrats de main-d'œuvre (propres à chaque projet), elle vous offre une vue unique de chaque personne sur l'ensemble des projets où elle est intervenue.

Appuyez sur un entrepreneur pour consulter son historique complet — tous les contrats de main-d'œuvre qu'il détient, sur l'ensemble de vos projets. Vous pouvez imprimer ou partager un rapport PDF de l'entrepreneur depuis cet écran.

Matériaux

Le module Matériaux gère tout ce qui concerne les matériaux de construction — de la création d'un catalogue de ce que vous utilisez, à l'obtention de devis auprès des fournisseurs, jusqu'à l'enregistrement des achats réels. Le flux est le suivant : Catalogue des matériaux → Devis → Achats.

Catalogue des matériaux — votre référentiel de matériaux

Avant de pouvoir acheter un matériau ou en demander un devis, celui-ci doit exister dans le catalogue des matériaux — un référentiel partagé pour l'ensemble de votre espace de travail. Voyez-le comme votre liste standard de tous les matériaux que vous utilisez, quel que soit le projet.

Devis de matériaux — comparer les prix

Avant d'acheter, utilisez les devis pour recueillir des propositions de prix auprès de différents fournisseurs et les comparer. Vous créez d'abord une demande de devis (ce dont vous avez besoin), puis les fournisseurs répondent avec leurs prix.

Champs de la demande de devis

Champs de la réponse du fournisseur

Une fois le fournisseur ayant répondu, enregistrez ses prix. Les articles du devis sont préchargés — il ne vous reste plus qu'à saisir les prix :

Le système calcule un aperçu du total : Sous-total − Remise + Transport + Autres frais. Vous pouvez comparer plusieurs fournisseurs côte à côte pour choisir la meilleure offre.

Achats de matériaux — enregistrer ce que vous avez acheté

Lorsque vous achetez réellement des matériaux, enregistrez-les ici. Chaque achat fonctionne comme une facture — vous pouvez y lister plusieurs matériaux en une seule fois. Une dépense liée est automatiquement créée pour chaque achat, de sorte que le résumé financier de votre projet reste toujours à jour.

En-tête de l'achat (s'applique à l'achat entier)

Lignes d'achat (une ligne par matériau)

Ajoutez autant de matériaux qu'il y en a sur la facture. Chaque ligne correspond à un article :

Pied de l'achat (ajustements)

Fournisseurs

La section Fournisseurs est votre carnet d'adresses pour les fournisseurs et magasins de matériaux. Pour chaque fournisseur, vous pouvez suivre le montant de vos achats, le montant déjà payé et exactement ce qu'il vous reste à payer — le tout ventilé par projet.

Répertoire des fournisseurs

Créez une fiche fournisseur pour chaque magasin ou vendeur auprès duquel vous achetez. Une fois créée, vous pouvez l'associer à des achats de matériaux, des dépenses et des paiements.

Tarifs des matériaux par fournisseur

Vous pouvez enregistrer le prix facturé par chaque fournisseur pour des matériaux précis. Lorsque vous sélectionnez un fournisseur en enregistrant un achat, BuildLedger renseigne automatiquement le prix unitaire à partir de son tarif — vous faisant gagner du temps et évitant les erreurs de saisie.

Les tarifs ont des dates d'effet, de sorte que l'historique des évolutions de prix est entièrement conservé. Pour le préremplissage, l'application utilise le tarif en vigueur à la date de l'achat.

Paiements aux fournisseurs

Enregistrez les paiements que vous effectuez à un fournisseur. Vous pouvez, si vous le souhaitez, répartir chaque paiement entre des factures d'achat impayées précises — ce qui garde votre grand livre exact et montre clairement quelles factures ont été soldées.

Grand livre fournisseur

Le grand livre fournisseur affiche l'historique complet des transactions avec un fournisseur donné pour un projet donné — chaque achat, chaque paiement, ainsi qu'un solde courant de ce qu'il vous reste à devoir. Ouvrez-le depuis l'écran de détail du fournisseur en appuyant sur Grand livre.

Depuis l'écran de détail du fournisseur, vous pouvez également accéder à : Achats (tous les achats de matériaux effectués auprès de ce fournisseur), Dépenses (toutes les dépenses liées à ce fournisseur) et Tarifs des matériaux.

Portefeuilles

Les portefeuilles représentent les comptes que vous utilisez pour régler vos factures — une caisse en espèces sur le chantier, votre compte bancaire HBL, un compte mobile JazzCash, ou un compte d'avance à un entrepreneur. Chaque paiement que vous enregistrez peut être associé à un portefeuille afin que vous sachiez toujours précisément d'où vient l'argent et quel est votre solde actuel.

Portée du portefeuille — Projet, Global ou Privé

Chaque portefeuille a une portée, définie à sa création :

• Projet — le comportement d'origine, lié à un ou plusieurs projets précis. N'apparaît comme mode de paiement que sur le(s) projet(s) auquel/auxquels il est lié.
• Global — à l'échelle de l'espace de travail. Disponible comme mode de paiement sur tous les projets, sans avoir besoin de le lier où que ce soit.
• Privé — à l'échelle de l'espace de travail, mais visible uniquement par vous. Utile pour un compte en espèces personnel que vous ne souhaitez pas que le reste de l'équipe voie ou utilise.

La liste des modes de paiement d'un projet affiche toujours les portefeuilles propres à ce projet, plus tous les portefeuilles globaux, plus vos propres portefeuilles privés — un portefeuille partagé ou personnel est donc disponible partout où il le devrait, sans configuration supplémentaire par projet.

Allez dans Paramètres → Portefeuilles pour voir les trois à la fois — Global, Privé, et un onglet Projet consolidé regroupant tous les portefeuilles liés à un projet auxquels vous avez accès, sans avoir à ouvrir chaque projet individuellement.

Créer un portefeuille

Transférer entre portefeuilles

Déplacez de l'argent d'un portefeuille à un autre — par ex. transférer les espèces de la caisse de chantier vers un compte bancaire. Les transferts sont possibles entre deux portefeuilles quelconques de votre espace de travail, quelle que soit leur portée ou le projet auquel ils sont liés.

Ajouter ou retirer de l'argent (transactions de portefeuille)

Pour déposer de l'argent dans un portefeuille (par ex. vous placez ₨ 1,00,000 en espèces dans l'enveloppe du chantier) ou en retirer (par ex. vous effectuez un retrait), utilisez le bouton + (Ajouter une transaction) sur l'écran de détail du portefeuille.

Écran de détail du portefeuille

Appuyez sur un portefeuille pour consulter son historique complet de transactions. Chaque ligne indique :

• Une flèche verte ↑ pour l'argent entrant, ou une flèche rouge ↓ pour l'argent sortant
• Le libellé et la date
• À quel élément le paiement est associé (par ex. un contrat de main-d'œuvre ou un paiement fournisseur) — appuyez pour accéder directement à cet enregistrement
• Le solde courant après chaque transaction

Appuyez sur une transaction manuelle (que vous avez ajoutée vous-même, et non générée par un paiement) pour en consulter ou en modifier les détails.

Rapports

BuildLedger propose deux types de rapports : les rapports de projet, avec des graphiques financiers détaillés, et un rapport par étiquette pour une analyse multi-projets à partir des libellés que vous avez appliqués à vos enregistrements.

Rapports de projet — analyses en 5 onglets

Accessibles depuis l'icône Rapports sur la barre d'outils de n'importe quel projet, ou depuis la section Rapports du menu principal. Sélectionnez un projet pour ouvrir son tableau de bord analytique complet.

Export PDF

Chaque section d'un projet peut être exportée en PDF. Utilisez l'icône Imprimer 🖨 pour l'ouvrir sur votre appareil, ou Partager 📤 pour l'envoyer via WhatsApp, e-mail ou toute autre application. Vous pouvez configurer le nombre de pages imprimées par feuille (1, 2 ou 4) dans les Paramètres.

Des rapports PDF sont disponibles pour : les projets, les étapes, les travaux, les dépenses, les contrats de main-d'œuvre, les fournisseurs, les portefeuilles, les entrepreneurs et les rapports par étiquette.

Rapport par étiquette — recherche multi-projets

Le rapport par étiquette vous permet de rechercher dans l'ensemble de vos projets (ou au sein d'un seul projet) à partir des étiquettes appliquées à vos enregistrements. C'est particulièrement utile pour des besoins comme : « montre-moi tout ce qui est étiqueté “litigieux” » ou « trouve tous les coûts étiquetés “Phase-1” ».

1. Appuyez sur l'icône d'étiquette 🏷 dans la barre d'outils du tableau de bord, ou sur celle de n'importe quel projet.
2. Saisissez un nom d'étiquette dans le champ de recherche — les étiquettes correspondantes apparaissent sous forme de boutons en dessous.
3. Appuyez sur une ou plusieurs étiquettes pour les sélectionner. Le rapport s'affiche immédiatement.
4. Le rapport affiche : un résumé financier global (total, payé, en attente, matériaux, main-d'œuvre, quantités de travaux), ainsi que des sections pour les dépenses, matériaux, main-d'œuvre et travaux portant ces étiquettes.
5. Appuyez sur un élément du rapport pour accéder directement à cet enregistrement.

Lorsque 2 étiquettes ou plus sont sélectionnées, une ligne de répartition par étiquette apparaît également en haut de l'écran, vous permettant de comparer les totaux de chaque étiquette côte à côte. Le bouton Imprimer/Partager le PDF apparaît dès qu'au moins une étiquette est sélectionnée.

Pièces jointes

Joignez des photos, des factures scannées, des plans et des PDF pour conserver tous les documents de votre projet au même endroit, aux côtés des données financières auxquelles ils se rapportent. Les fichiers sont stockés dans le cloud et accessibles depuis n'importe quel appareil.

Où joindre des fichiers

• Au niveau du projet — visible dans l'onglet Résumé du projet et dans l'onglet Fichiers. Idéal pour les photos de chantier, les documents contractuels et les plans.
• Étapes et travaux — joignez des photos d'avancement ou des plans à des étapes/travaux précis.
• Dépenses — joignez des reçus ou des justificatifs de paiement.
• Achats de matériaux — joignez la facture du fournisseur ou le bon de livraison.
• Contrats de main-d'œuvre — joignez le contrat signé ou des photos d'avancement.

Types de fichiers pris en charge

• Images — JPG, PNG. S'ouvrent dans une visionneuse plein écran avec zoom, directement dans l'application.
• PDF — s'ouvrent dans une visionneuse PDF intégrée avec navigation entre les pages.
• Autres fichiers (vidéo, audio, Word, Excel, ZIP, etc.) — affichent un message d'aperçu indisponible accompagné d'un bouton « Ouvrir avec une autre application » pour les ouvrir dans une application compatible de votre appareil.

La suppression de fichiers nécessite la permission files.manage et est définitive — il n'existe pas de corbeille.

Étiquettes

Les étiquettes sont des libellés que vous appliquez à n'importe quel enregistrement — étapes, travaux, dépenses, contrats de main-d'œuvre, achats de matériaux — pour les retrouver et les regrouper plus facilement par la suite. Voyez-les comme des post-it collés sur un dossier papier.

Exemples d'étiquettes utiles : urgent, vérifié, litigieux, Phase-1, validé-client, en-attente-validation.

Ajouter des étiquettes

Les étiquettes peuvent être ajoutées lors de la création ou de la modification de n'importe quel enregistrement. Sur l'écran de détail d'un enregistrement, vous pouvez aussi modifier les étiquettes directement, sans ouvrir le formulaire d'édition — appuyez simplement sur la zone des étiquettes, saisissez une nouvelle étiquette et appuyez sur Entrée, ou appuyez sur le × d'une étiquette existante pour la retirer. Cela fonctionne même sur les enregistrements terminés (verrouillés).

Utiliser les étiquettes pour filtrer

• Chaque écran de liste (Dépenses, Main-d'œuvre, Matériaux) permet de filtrer par étiquette pour retrouver rapidement tous les enregistrements portant un libellé donné.
• Utilisez le rapport par étiquette (icône 🏷 dans la barre d'outils du tableau de bord ou d'un projet) pour obtenir une ventilation financière complète par étiquette — voir la section Rapports pour plus de détails.

Contrôle d'accès

BuildLedger prend en charge plusieurs utilisateurs sur un même projet. Le propriétaire peut inviter des membres de l'équipe et contrôler précisément ce que chaque personne est autorisée à voir et à faire. C'est utile, par exemple, pour donner à un chef de chantier accès à la saisie des dépenses sans lui montrer les totaux financiers, ou pour offrir à un client une visibilité en lecture seule.

Ajouter un membre à l'équipe

1. Ouvrez le projet → accédez à l'onglet Accès (icône de cadenas).
2. Appuyez sur Ajouter un membre et saisissez son adresse e-mail (elle doit posséder un compte BuildLedger).
3. Sélectionnez les permissions que vous souhaitez lui accorder (voir la grille ci-dessous).
4. Appuyez sur Enregistrer. Le projet apparaîtra alors dans son espace de travail.

Grille des permissions

Chaque permission peut être activée ou désactivée individuellement pour chaque utilisateur. Le propriétaire dispose toujours de toutes les permissions et ne peut pas être restreint.

Modifier ou retirer un membre

Appuyez sur le nom d'un membre de l'équipe dans l'onglet Accès pour modifier ses permissions ou le retirer du projet. Retirer un membre ne supprime aucun des enregistrements qu'il a créés — toutes ses dépenses, entrées et paiements restent intacts.

Sauvegarde et restauration

BuildLedger peut sauvegarder automatiquement l'intégralité de votre espace de travail sur votre Google Drive. Vos données comprennent tous les projets, dépenses, relevés de main-d'œuvre, matériaux, fournisseurs, portefeuilles, fichiers et paramètres. Si vous changez de téléphone, réinstallez l'application, ou si votre téléphone est perdu ou volé, vous pouvez tout restaurer en quelques secondes.

Configurer la sauvegarde automatique

1. Accédez à Paramètres → Sauvegarde et restauration.
2. Appuyez sur Connecter Google Drive et connectez-vous avec votre compte Google. BuildLedger ne demande l'accès qu'à son propre dossier de sauvegarde — pas à l'ensemble de votre Drive.
3. Choisissez une fréquence de sauvegarde : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
4. Activez la sauvegarde automatique. Une sauvegarde s'exécutera alors automatiquement en arrière-plan, selon l'intervalle choisi.

Restaurer une sauvegarde

1. Sur un nouvel appareil (ou après une réinstallation), ouvrez BuildLedger et connectez-vous à votre compte.
2. Lors de la création d'un nouvel espace de travail (ou depuis Paramètres → Sauvegarde et restauration), appuyez sur Restaurer depuis Google Drive.
3. Connectez-vous avec le même compte Google que celui utilisé pour la sauvegarde.
4. BuildLedger répertorie vos sauvegardes disponibles avec leur date et heure. Sélectionnez la plus récente.
5. Appuyez sur Restaurer. Toutes vos données seront téléchargées et importées — cela peut prendre quelques instants selon la taille de votre espace de travail.

Paramètres

Accédez aux paramètres depuis la barre de navigation inférieure (icône en forme d'engrenage). Toutes vos préférences sont enregistrées automatiquement.

Espace de travail

La carte du haut affiche le nom de votre espace de travail actuel ainsi que l'e-mail de votre compte. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Renommer l'espace de travail — modifier le nom affiché dans le sélecteur d'espaces de travail et dans les en-têtes de PDF.
• Changer d'espace de travail — si vous gérez plusieurs entreprises de construction ou projets répartis sur différents espaces de travail, basculez entre eux ici sans avoir à vous déconnecter.
• Créer un nouvel espace de travail — démarrer un espace de travail entièrement distinct (projets, données et facturation séparés).

Image de marque

Personnalisez vos rapports PDF avec l'identité de votre entreprise :

Langue et affichage

• Langue — sélectionnez la langue de l'application souhaitée dans le menu déroulant. Les modifications prennent effet immédiatement, sans redémarrage.
• Mise en page d'impression PDF — choisissez le nombre de pages imprimées par feuille lors de l'export en PDF : 1 (page complète, meilleure lisibilité), 2 (deux pages côte à côte), ou 4 (quatre mini-pages par feuille, économie de papier maximale).

Sécurité — verrouillage biométrique

Activez l'option Verrouillage biométrique pour exiger une empreinte digitale ou Face ID à chaque ouverture de BuildLedger ou retour au premier plan. L'application se reverrouille après 30 secondes en arrière-plan. Cela protège vos données financières sensibles si votre téléphone reste déverrouillé.

Paramètres IA

BuildLedger peut utiliser l'IA pour numériser automatiquement la photo d'une facture fournisseur et renseigner à votre place toutes les lignes d'articles, quantités et prix — vous faisant gagner plusieurs minutes de saisie manuelle par facture.

Une fois configuré, le bouton 📷 Numériser une facture apparaît sur le formulaire d'achat de matériaux. Pointez votre appareil photo vers la facture et BuildLedger en lit automatiquement toutes les lignes.

Abonnement et facturation

Appuyez sur Abonnement pour consulter votre formule actuelle, vos limites d'utilisation et vos options de mise à niveau. BuildLedger propose une offre gratuite ainsi que des formules payantes offrant davantage de projets, de membres d'équipe et de fonctionnalités avancées.

Assistance

L'option Assistance ouvre un chat direct ou un e-mail à destination de l'équipe d'assistance BuildLedger. Indiquez le nom de votre espace de travail et une description du problème pour une résolution plus rapide.

Déconnexion

Appuyez sur Déconnexion en bas des Paramètres pour vous déconnecter de votre compte. Vos données restent toujours stockées en toute sécurité dans le cloud — reconnectez-vous depuis n'importe quel appareil pour y accéder.

Mode hors ligne

BuildLedger fonctionne sans connexion internet. Vous pouvez saisir des dépenses, ajouter des entrées de travail, enregistrer des paiements et parcourir toutes les données de vos projets, même dans des zones sans réseau — une situation fréquente sur les chantiers isolés.

Ce qui fonctionne hors ligne

• Consulter tous les projets, étapes, dépenses, main-d'œuvre, matériaux, fournisseurs et portefeuilles
• Créer et modifier des dépenses, des entrées de travail, des paiements de main-d'œuvre et des achats de matériaux
• Ajouter des notes, des étiquettes et mettre à jour le statut des enregistrements
• Consulter les rapports et résumés financiers déjà chargés

Ce qui nécessite une connexion internet

• Téléverser des pièces jointes (les photos/PDF sont mis en file d'attente et envoyés dès votre reconnexion)
• Inviter de nouveaux membres d'équipe ou modifier les permissions d'accès
• Sauvegarder et restaurer sur Google Drive
• Numérisation de factures par IA
• Synchroniser les modifications effectuées sur un autre appareil

Fonctionnement de la synchronisation

Lorsque votre connexion est rétablie, BuildLedger synchronise automatiquement toutes les modifications en attente, en arrière-plan. Un discret indicateur de synchronisation s'affiche pendant l'opération. En cas de conflit détecté (le même enregistrement a été modifié sur deux appareils pendant la période hors ligne), BuildLedger conserve la modification la plus récente et la signale pour que vous puissiez la vérifier.

Référence rapide

Champs obligatoires et facultatifs en un coup d'œil

Signification des statuts

Types de coûts

Les types de coûts permettent de catégoriser vos dépenses pour les rapports. Types disponibles : Matériaux, Main-d'œuvre, Équipement, Honoraires professionnels, Services publics, Permis, Frais généraux de chantier, Transport, Autre.

Types de taux de main-d'œuvre expliqués